Rozmowy z dużą siecią handlową idą dobrze. Warunki zaczynają się układać, aż w którymś momencie przychodzi mail: „przed podpisaniem umowy prosimy o potwierdzenie rejestracji znaku towarowego”. Dla wielu przedsiębiorców to moment zaskoczenia. Nazywam się Marek Radecki, jestem radcą prawnym i prowadzę sprawy o rejestrację znaków towarowych. Ten wymóg to jedna z typowych sytuacji, w których firmy do mnie trafiają. Poniżej wyjaśniam prostym językiem, co dokładnie możesz mieć zrobić, jak wygląda procedura i ile mniej więcej trwa.
Najpierw zapytaj partnera, czego dokładnie oczekuje
Zanim zaczniesz cokolwiek robić, ustal jedną rzecz. „Rejestracja znaku” w języku handlowym może znaczyć kilka różnych rzeczy:
- złożenie zgłoszenia znaku do urzędu (masz potwierdzenie, że procedura się toczy),
- uzyskanie decyzji o rejestracji (urząd uznał, że znak można zarejestrować),
- pełne uzyskanie prawa ochronnego (znak jest wpisany do rejestru i masz dokument potwierdzający).
To zasadnicza różnica, bo cały proces trwa miesiącami. Jeśli partnerowi wystarczy dowód, że znak został zgłoszony, możesz mieć go stosunkowo szybko. Jeżeli wymaga zakończonej rejestracji, musisz uwzględnić czas oczekiwania na urząd. Warto też zapytać, w jakim kraju lub regionie znak ma być chroniony. Inaczej wygląda ochrona w Polsce, inaczej w całej Unii Europejskiej, a to ma wpływ na to, gdzie składa się zgłoszenie. Jeśli planujesz sprzedaż zagraniczną albo wejście do sieci działającej w kilku krajach, to jedno z pierwszych pytań, które zadaję.
Taka rozmowa z partnerem nic nie kosztuje, a może Cię uchronić przed zbędnym wydatkiem albo, odwrotnie, przed późnym odkryciem, że to, co zrobiłeś, nie spełnia wymagań.
Co w ogóle rejestruje się jako znak towarowy
Znakiem towarowym może być to, co odróżnia Twoje towary lub usługi od towarów lub usług konkurencji. Najczęściej są to:
- nazwa firmy lub produktu (znak słowny),
- logo (znak graficzny),
- połączenie nazwy i logo (znak słowno-graficzny).
Decyzja, co zgłosić, jest ważniejsza, niż się wydaje. Zarejestrowanie samego logo chroni logo w tej konkretnej formie, a zarejestrowanie nazwy w formie słownej chroni samo słowo bez względu na krój pisma. Jeśli zmienisz logo, a zarejestrowane było tylko ono, możesz mieć problem. Dlatego przy każdej sprawie najpierw rozmawiamy o tym, co jest dla Twojej firmy naprawdę kluczowe.
Krok 1. Zbierz dane i sprawdź, czy znak w ogóle może być zarejestrowany
To etap, którego nie warto pomijać. Zanim cokolwiek złożysz, trzeba sprawdzić, czy ktoś inny nie zarejestrował już podobnego znaku dla podobnych towarów lub usług. Urząd bada zgłoszenia pod tym kątem i znak łudząco podobny do już zarejestrowanego nie zostanie zarejestrowany.
Takie sprawdzenie polega na przeszukaniu rejestrów (krajowych, unijnych i międzynarodowych) i ocenie, czy ryzyko odmowy lub sporu jest realne. To oczywiście nie daje stuprocentowej pewności, bo zawsze mogą istnieć prawa, których nie widać w rejestrach. Ale pozwala odsiać przypadki, w których zgłoszenie jest z góry skazane na kłopoty, zanim wydasz pieniądze na opłaty.
Od Ciebie potrzebuję wtedy kilku rzeczy: dokładnego wyglądu znaku, informacji, jakie towary lub usługi firma oferuje, i rzetelnych informacji o historii znaku. Do tego wracam niżej, bo to naprawdę kluczowe.
Krok 2. Wybierz klasy towarów i usług
Znak rejestruje się nie „ogólnie”, tylko dla określonych towarów i usług. Do ich opisywania służy międzynarodowy podział na klasy, zwany klasyfikacją nicejską [DO WERYFIKACJI PRAWNEJ – liczba klas i ich podział na towary i usługi]. Przykładowo inne klasy dotyczą odzieży, inne żywności, a inne usług handlu.
Dla firm, które sprzedają w sieciach handlowych, kluczowe jest to, żeby klasy odpowiadały temu, co faktycznie oferujesz, i temu, co planujesz oferować w najbliższym czasie. Zbyt wąski wybór może zostawić Cię bez ochrony dla części produktów. Zbyt szeroki podnosi koszt i bywa niepotrzebny. Opłaty zależą od liczby klas [DO WERYFIKACJI PRAWNEJ – zasady naliczania opłat za kolejne klasy], więc wybór klas to też decyzja finansowa.
Krok 3. Złożenie zgłoszenia w urzędzie
Zgłoszenie składa się do Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli znak ma być chroniony w Polsce, albo do Urzędu Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej, jeśli ochrona ma obejmować Unię Europejską [DO WERYFIKACJI PRAWNEJ – nazwy i właściwość urzędów, ścieżka zgłoszenia międzynarodowego].
Zgłoszenie zawiera m.in. wizerunek znaku, listę towarów i usług z wybranych klas oraz dane zgłaszającego. Ważna rzecz: data zgłoszenia ma znaczenie. To od niej liczy się pierwszeństwo w razie sporu z kimś, kto zgłasza podobny znak. Dlatego nie warto zwlekać, gdy już wiadomo, że znak ma sens.
Do zgłoszenia trzeba wnieść opłatę urzędową [DO WERYFIKACJI PRAWNEJ – aktualna wysokość opłaty za zgłoszenie jednej klasy oraz za każdą kolejną]. Opłaty urzędowe są oddzielne od wynagrodzenia kancelarii i płaci je zgłaszający. Na etapie przygotowania zgłoszenia mogę Ci powiedzieć, jakie opłaty urzędowe są aktualnie wymagane, bo wysokości się zmieniają i nie chcę, żebyś opierał się na liczbie z internetu, która mogła się zdezaktualizować.
Krok 4. Co robi urząd po zgłoszeniu
Po złożeniu zgłoszenia urząd sprawdza je w kilku etapach [DO WERYFIKACJI PRAWNEJ – kolejność i dokładny zakres badań w aktualnej procedurze].
Badanie formalne. Urząd sprawdza, czy zgłoszenie jest kompletne i czy opłata została wniesiona. Jeśli czegoś brakuje, wzywa do uzupełnienia, a na odpowiedź jest określony czas.
Badanie, czy znak się nadaje. Urząd ocenia, czy znak wystarczająco odróżnia się od innych i czy nie ma przeszkód do jego rejestracji. Nie da się zarejestrować, na przykład, oznaczenia czysto opisowego (jak słowo „chleb” dla pieczywa) ani znaku, który jest zbyt podobny do wcześniejszego.
Publikacja. Jeśli znak przejdzie badanie, jest ogłaszany publicznie. To moment, w którym inne podmioty mogą się o nim dowiedzieć.
Czas na sprzeciw. Po publikacji przez określony czas właściciele wcześniejszych praw mogą zgłosić sprzeciw wobec rejestracji [DO WERYFIKACJI PRAWNEJ – długość okresu na sprzeciw i dokładna procedura]. Jeśli sprzeciw się pojawi, procedura się wydłuża, bo trzeba się do niego odnieść.
Decyzja i wpis do rejestru. Gdy wszystko przebiegnie pomyślnie, po wniesieniu opłaty za ochronę znak zostaje wpisany do rejestru i otrzymujesz dokument potwierdzający prawo [DO WERYFIKACJI PRAWNEJ – wysokość opłaty za okres ochrony i czas, na jaki udzielana jest ochrona].
Na każdym z tych etapów może się coś wydarzyć, czego nie da się przewidzieć. Dlatego nie obiecuję, że każde zgłoszenie zakończy się rejestracją. Mogę natomiast zrobić wszystko, żeby ryzyko odmowy ograniczyć jeszcze przed zgłoszeniem.
Ile to trwa
To pytanie słyszę najczęściej, szczególnie gdy partner handlowy ma termin. Odpowiadam w dwóch częściach, bo są dwie różne rzeczy.
Po mojej stronie: przygotowanie i złożenie zgłoszenia zajmuje mniej więcej tydzień, o ile sprawnie dostarczysz wszystkie potrzebne informacje. W tej części to Ty decydujesz o tempie, nie sama sprawa.
Po stronie urzędu: samo postępowanie może trwać do około 6 miesięcy [DO WERYFIKACJI PRAWNEJ – aktualny orientacyjny czas rozpatrywania zgłoszeń w UPRP i EUIPO; w praktyce bywa dłuższy, szczególnie przy sprzeciwie lub wezwaniach urzędu]. Na ten czas nie mam wpływu, niezależnie od tego, jak szybko przygotuję dokumenty.
Praktyczny wniosek: jeśli partner handlowy ma konkretny termin, zacznij od tego, co dokładnie musi być gotowe do tego dnia. Jeśli wystarczy złożone zgłoszenie, plan jest realny. Jeśli potrzebna jest zakończona rejestracja, trzeba porozmawiać z partnerem o terminie, bo od Ciebie ani ode mnie to nie zależy.
Ryzyko, o którym nikt nie mówi na początku: co ukrywa klient
Najczęstsza przeszkoda w takich sprawach nie leży w urzędzie, tylko w tym, czego nie wiem, kiedy zaczynam. Chodzi o sytuacje takie jak:
- Spór o znak. Ktoś już kiedyś kwestionował Twoją nazwę albo logo, nawet nieformalnie.
- Autorstwo logo. Logo zaprojektował znajomy, grafik albo agencja, a Ty nie masz z nimi umowy, która jasno mówi, do kogo należą prawa. To bywa problem, którego nie widać w żadnym rejestrze.
- Konflikt z innym podmiotem. Konkurent albo były wspólnik używa podobnej nazwy.
- Wcześniejsze zgłoszenia. Znak lub podobny był już zgłaszany, a Ty o tym nie wspominasz.
Nie pytam o to, żeby Cię oceniać. Pytam, bo nawet najlepsze sprawdzenie w rejestrach nie wychwyci niejawnego sporu czy niewyjaśnionego autorstwa. Jeśli powiesz mi o tym na początku, mogę zaplanować, co z tym zrobić. Jeśli wyjdzie to po zgłoszeniu, koszt i czas strat są zwykle większe.
Co możesz przygotować, zanim się odezwiesz
Nie musisz mieć wszystkiego. Pomaga, jeśli masz pod ręką:
- Wygląd znaku: plik z logo lub dokładny zapis nazwy.
- Opis działalności: co firma sprzedaje lub jakie usługi świadczy, i co planuje na najbliższe lata.
- Informację od partnera handlowego: co dokładnie napisał, najlepiej kopię maila lub zapisu umowy.
- Historię znaku: od kiedy go używasz, kto go zaprojektował, czy ktoś go kwestionował.
- Dane firmy: nazwa, forma prawna, adres, osoba kontaktowa.
- Plany zagraniczne: czy planujesz sprzedaż poza Polską, i dokąd.
Jeśli czegoś brakuje, nie przekreśla to rozmowy. Resztę ustalimy razem.
Czy mogę to zrobić sam?
Formalnie tak. Zgłoszenie można złożyć samodzielnie i wiele osób próbuje. Ryzyko jest inne: zbyt wąski albo źle dobrany zakres klas, zgłoszenie znaku, który ma przeszkody niewidoczne na pierwszy rzut oka, albo przeoczenie terminu w trakcie procedury. Błąd w zakresie zgłoszenia bywa trudny albo niemożliwy do poprawienia później, a opłata urzędowa nie zawsze podlega zwrotowi [DO WERYFIKACJI PRAWNEJ – zasady zwrotu opłat i możliwość zmiany zakresu zgłoszenia]. Dla firmy, której partner czeka na dokument, to realny koszt.
Nie twierdzę, że bez prawnika się nie da. Twierdzę, że warto zrobić to dobrze za pierwszym razem, szczególnie gdy w tle jest konkretna umowa handlowa.
Jak pomagam
Pracuję sam i sprawę od początku do końca prowadzi ta sama osoba, z którą rozmawiasz. Jeśli zlecisz mi sprawę, zbieram od Ciebie potrzebne dane, sprawdzam podobne i istniejące znaki oraz oceniam, czy rejestracja ma sens, przygotowuję i składam zgłoszenie, reprezentuję Cię przed urzędem i prowadzę sprawę aż do momentu uzyskania świadectwa ochronnego.
Czego nie zrobię: nie obiecam Ci, że znak zostanie zarejestrowany, ani że zrobi to urząd w konkretnym terminie. Nikt uczciwie tego nie zagwarantuje. Mogę natomiast powiedzieć wprost, jakie widzę ryzyka, jak wygląda droga i co jest po Twojej, a co po mojej stronie. Warunki, na jakich pracuję, ustalamy zanim cokolwiek mi zlecisz.
Dostałeś od partnera handlowego wymóg rejestracji znaku i nie wiesz, od czego zacząć? Napisz albo zadzwoń. Przejrzymy, czego dokładnie oczekuje partner, co jest do zrobienia i w jakim czasie, i powiem Ci wprost, jakie widzę ryzyka.